1.4.3 为何要进行信息化建设
    在上述流程设计和制度建设的讨论中，并不涉及信息化建设的问题。
    其实，上述问题是一个管理问题，是一个战略问题。在没有计算机的年代，企业依然要做流程规划、制度建设、流程执行和监管响应这些事情。
    那么我们为何将流程规划和信息化建设放在一起来讨论呢？
    “工欲善其事，必先利其器”，计算机作为一种先进的管理工具，在现代企业管理过程中，尤其是流程执行和监管、快速响应中，具有很多优点，是一把锋利的“武器”。在企业管理过程中，发挥着越来越重要的作用。
    归纳起来，计算机管理系统具有以下特点：
(1) 业务流程固化
    信息系统将规划好的业务流程、管理制度固化下来，不以人的意志为转移，执行时严格规范，不会变形。
(2) 协同
    信息系统中反复强调的“一票到底”、“数据一次性录入”原则，描述了信息系统具有高度的协同特性。
    例如图1.3描述的采购流程，从门店要货请求开始，信息系统可以依据要求请求和当前库存，自动产生缺货通知，缺货通知可以作为商品部制定采购计划的依据，可以自动生成采购计划，采购部制订的采购计划，将会成为采购部制订采购订单的依据，可以自动生成采购订单等等。
    这种高度协同性，将极大地提高流程的流转速度，同时避免人为管理最容易产生的数据错误。
(3) 控制
    在流程正向流动时，信息系统的高度协同性提高了流程速度，降低了流程出错率。在反向方面，信息系统还发挥着重要的控制作用。
    这种控制作用，是计算机流程的严格性，即钢性带来的。
    在信息系统中，每一个环节，必须要严格执行，才能到下一个环节，如果其中某个环节出了问题，则后面所有的环节都不能执行。因此，在流程上下游的部门和岗位间，通过制度建设，很容易建立起部门、岗位间的相互控制作用。
    例如，图1.3的采购流程，如果商品部没有依据缺货通知，制订采购计划，则采购部就不能进行工作。按照管理制度的要求，采购部必须要定时定量完成工作，这时，采购部将会主动催促商品部加快工作。
    对于企业管理者来说，了解这种控制特性非常重要，我们只要抓住业务流程的核心管理点，就可以起到“牵一发，动全身”的作用，将极大地提高管理效率。
(4) 记录系统
    信息系统还是一个忠实的记录系统。它会将业务流转过程中的所有信息全部记录下来，不管是收银数据、顾客消费记录，还是采购记录、库存变化记录等等，全部保存在计算机中。这些经营数据，其实是企业的金矿，是企业精细化管理、数字化运营的基础。从本书的第二部分开始，我们将主要论述如何从这些数据中发现企业的赢利点和核心管理点。
(5) 快速简便
    快速简便，极大地降低手工劳动强度，无疑是信息化建设的一个明显优势。这也是很多企业进行信息化建设的一个根本动因。
    然而，我们把这个优点放在最后，其实是想表明我们的一个态度：前面论述的东西更为重要，需要引起大家的高度重视。
    无论我们如何强调信息化建设的重要性，都必须明确“流畅的业务流程”是我们的真正目标，是“事”，信息化建设是帮助我们实现这一目标的先进工具，是“器”；一定要分清主次，追求完善的、先进的信息系统没有错，但它是“利其器”的过程，不能因为过渡追求“先进的系统”，把我们“流畅的业务流程”的目标，把“善其事”，给迷失了、搞丢了。